Termin automatisch kategorisieren

Wenn Sie Outlook-Elemente mithilfe von Kategorien organisieren aber mit einem Smartphone synchronisieren, das keine Kategorien unterstützt, gerät entweder Ihre Datenorganisation durcheinander, oder Sie müssen nach jeder Synchronisierung manuell nacharbeiten. Das gleiche Problem haben Anwender, die den Outlook-Kalender z.B. mit dem Google-Kalender über SyncMyCal synchronisieren.

Das folgende Beispiel zeigt, wie neue Termine automatisch eingeordnet werden können. Wenn ein neuer Termin als Privat gekennzeichnet ist und noch keine Kategorie hat, dann wird eine bestimmte Kategorie zugewiesen. Wenn dagegen eine bestimmte Kategorie zugewiesen ist, dann wird der Termin als Privat gekennzeichnet. Sie müssen im Code nur den Kategorienamen Beispiel durch einen Ihrer Wahl ersetzen.

  So fügen Sie Makros in Outlook ein

Private WithEvents Items As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
  Dim Ns As Outlook.NameSpace

  Set Ns = Application.GetNamespace("MAPI")
  Set Items = Ns.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub

Private Sub Items_ItemAdd(ByVal Item As Object)
  Dim Appt As Outlook.AppointmentItem
  Dim CategoryName as String

  CategoryName = "Beispiel"

  If TypeOf Item Is Outlook.AppointmentItem Then
    Set Appt = Item
    If Appt.Sensitivity = olPrivate Then
      If Appt.Categories = "" Then
        Appt.Categories = CategoryName
        Appt.Save
      End If
    ElseIf InStr(1, Appt.Categories, CategoryName, vbTextCompare) Then
      Appt.Sensitivity = olPrivate
      Appt.Save
    End If
  End If
End Su